Автоматическое согласование договора с контрагентом в Битрикс24 – кейс управляющей компании Военвед

Управляющая компания «Военвед» – создана в марте 2015 года и в конце года в управлении насчитывала всего 6 многоквартирных домов. На конец 2016 года в управлении компании насчитывалось 20 домов. В настоящее время в управлении компании более 61 МКД. Все дома, пришедшие в управление – результат реализации жителями своих решений на переход из других управляющих компаний. Это не плоды агрессивной рекламы и заигрывания с населением путем обещаний. Это осознанный выбор жителей, которые в настоящее время хотят видеть выполненные работы не на словах и на бумаге, а в действительности, и чтобы их жилище с годами не теряло свои качественные характеристики, а становилось уютнее и комфортнее.

Компания обратилась в Пинол, за разработкой бизнес-процесса, с помощью которого будет происходить согласование договора с контрагентом.

Как проходили работы по проекту, читайте далее.

Задача


Требовалось разработать бизнес-процесс для согласования договора по контрагенту. Процесс должен проводить Документ по этапам согласования. На каждом этапе - один согласующий. Внутри этапа должен находиться цикл - до согласования.

Решение


Бизнес-процесс настроен на статусах и запускается из Живой ленты.

В процессе согласования участвуют:

  • Руководитель компании;
  • Руководитель юридического отдела;
  • Помощник главного бухгалтера;
  • Главный бухгалтер.

По условию бизнес-процесса, первый в цепочке согласования договора Руководитель.

Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

При поступлении договора на согласование, Руководителю придет уведомление на задание бизнес-процесса.

При переходе в задание Необходимо согласовать договор по контрагенту находятся следующие данные:

  • № договора;
  • Дата договора;
  • Объект;
  • Контрагент;
  • Договор;
  • Комментарий к договору.

На этом этапе есть три развития событий.

Если нужно исправить договор, то процесс возвращается к инициатору с докладной запиской, в которой будет указана причина исправлений. После внесения изменений, процесс согласования возобновляется.

Если договор отклонили в согласовании, процесс возвращается к инициатору с докладной запиской, в которой будет указана причина отказа в согласовании.

Если договор согласован, устанавливается статус Утверждение документа и процесс переходит на согласование к Руководителю юридического отдела.

Согласование договора с Руководителем юридического отдела


Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

При поступлении договора на согласование, Руководителем юридического отдела придет уведомление на задание бизнес-процесса.

При переходе в задание Необходимо согласовать договор по контрагенту находятся следующие данные:

  • № договора;
  • Дата договора;
  • Объект;
  • Контрагент;
  • Договор;
  • Комментарий к договору.

На этом этапе есть два развития событий.

Если нужно исправить договор, то процесс возвращается к инициатору с докладной запиской, в которой будет указана причина исправлений. После внесения изменений, процесс согласования возобновляется.

Если договор согласован, устанавливается статус Утверждение документа и процесс переходит на согласование к помощнику главного бухгалтера.

Согласование с помощником главного бухгалтера идентично, как и с Руководителем юридического отдела.

После согласования договора с помощником главного бухгалтера, процесс переходит на согласование с Главным бухгалтером.

Согласование договора с Главным бухгалтером


Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

Схема бизнес-процесса согласование договора с Руководителем

При поступлении договора на согласование, Главным бухгалтером придет уведомление на задание бизнес-процесса.

При переходе в задание Необходимо согласовать договор по контрагенту находятся следующие данные:

  • № договора;
  • Дата договора;
  • Объект;
  • Контрагент;
  • Договор;
  • Комментарий к договору.

Если нужно исправить договор, то процесс возвращается к инициатору с докладной запиской, в которой будет указана причина исправлений.  После внесения изменений, процесс согласования возобновляется.

Если договор согласован, создается новая сделка с контрагентом, устанавливается статус Договор согласован и процесс завершает свою работу.

Итог


Таким образом, реализованный процесс помогает в согласовании договора по контрагенту по этапам между разными специалистами. Учтены все нюансы в работе по согласованию договора. Система автоматически напоминает сотрудникам, что необходимо обратить внимание и согласовать договор.

Если вашей компании необходим такой же или похожий бизнес-процесс, или обучение сотрудников работе на портале Битрикс24, то присылайте ваш запрос, чтобы мы доработали данный бизнес-процесса именно под ваши условия.

Связаться со мной

Все очень просто.

WhatsApp +7 (925) 680-13-82 Россия, Москва, Настасьинский пер., 7 goodexpert77@gmail.com www.ihors.site